V Excelu vznikne chyba raz dva

Mnoho podnikatelů začíná jednoduše. Stáhnou si vzor faktury, upraví tabulku v Excelu nebo zkopírují starší dokument ve Wordu. U prvních několika dokladů to může působit jako nejrychlejší řešení. Právě ruční úpravy ale často vedou k chybám.

Stačí zapomenout přepsat číslo faktury, ponechat ve vzoru staré datum, zadat nesprávnou splatnost nebo přehlédnout překlep v čísle účtu. Fakturu pak musíte opravovat a původně jednoduchý úkol vás zbytečně zdrží. S rostoucím počtem dokladů je navíc stále obtížnější hlídat, kdo už zaplatil a kdo je po splatnosti.

Možná to znáte taky. Jedna faktura je uložená v e-mailu, druhá ve složce na ploše, třetí v poslední verzi tabulky a čtvrtou jste poslali účetní jako přílohu. Dokud jich je pár, dá se v tom nějak vyznat. Jakmile ale zakázek přibude, z pár minut je najednou půlhodina hledání.

Faktura hotová na pár kliknutí

Už při rozjezdu podnikání proto dává smysl využít chytrý fakturační program. Některé nástroje navíc nabízejí základní tarif zdarma, takže jsou dostupné i pro drobné podnikatele a začínající OSVČ.

Rychlá fakturace s iDokladem vám ušetří přepisování starých šablon. Stačí zadat IČO zákazníka, doplnit položku a částku a fakturu můžete během chvíle odeslat.

Program dohledá potřebné údaje, pomůže s číslováním dokladů a pohlídá, aby faktura obsahovala důležité náležitosti. Klienty, kterým fakturujete opakovaně, si uložíte do adresáře. Pokud nabízíte podobné služby nebo produkty, připravíte si ceník a při příštím vystavení dokladu už jen vyberete správnou položku.

Na fakturu můžete přidat také logo nebo QR kód pro platbu. Zákazník pak nemusí ručně opisovat číslo účtu ani variabilní symbol, což snižuje riziko chyb. Faktura zároveň působí profesionálněji a snadněji se hradí.

V Uncle Baker zvládnou stovky dokladů za minimum času

Jak velkou roli hraje rychlá fakturace v každodenním provozu, dobře ví Lukáš Filípek, zakladatel pekařství Uncle Baker. Podnik se specializuje na kvalitní americké pečivo a dodává housky také dalším restauracím. Vedle samotné výroby je potřeba řešit objednávky, rozvoz i komunikaci se zákazníky, takže na zdlouhavé přepisování údajů do faktur nezbývá čas.

„iDoklad mám moc rád, stejně jako své řemeslo. Díky iDokladu u každé faktury strávím maximálně pár sekund,“ říká Lukáš Filípek z Uncle Baker.

V Uncle Baker přitom už nejde o několik dokladů za rok. Každý měsíc vystaví přibližně 150 prodejek a 100 faktur. Práci jim urychlují především uložené fakturační údaje odběratelů, přehled zboží a ceníky nastavené pro jednotlivé zákazníky. Při vystavení faktury tak stačí vybrat odběratele a položky ze seznamu. Ostatní údaje doplní program automaticky.

Podobně to má mnoho dalších malých podnikatelů. Kavárna potřebuje odbavit dodávky a zákazníky, řemeslník dokončit zakázku, fotograf odevzdat fotky, lektorka připravit další kurz. Když máte plný den práce, nechcete ho končit tím, že budete přepisovat údaje z e-mailu do tabulky.

Přehled o platbách bez ručního hlídání

Vystavením faktury práce nekončí. Důležité je také vědět, jestli peníze opravdu dorazily. Pokud si platby kontrolujete ručně v bankovnictví, snadno něco přehlédnete. Zvlášť když máte víc klientů, různé termíny splatnosti a faktury uložené na několika místech.

Online fakturační nástroj eviduje faktury na jednom místě. Rychle vidíte, co je zaplacené, co čeká na úhradu a kdo se s platbou opozdil. Užitečné je i propojení s bankou, díky kterému se platby mohou párovat s fakturami automaticky.

A když zákazník nezaplatí včas? Nemusíte si psát připomínku do kalendáře ani ručně posílat další e-mail. Program může odeslat taktní upomínku za vás.

Účetní si podklady stáhnou sami

Pořádek ve fakturách ocení také vaši účetní. Místo přeposílání jednotlivých PDF souborů a dohledávání jejich posledních verzí jim můžete umožnit přístup přímo do systému. Potřebné doklady si pak stáhnou sami, kdykoliv je potřebují.

To se hodí zejména před podáním daňového přiznání nebo při zpracování DPH. Doklady nejsou rozházené v e-mailech a složkách v počítači, ale přehledně uložené na jednom místě.

Fakturační program, který roste s vámi

S fakturačním programem můžete začít jednoduše. Zpočátku vám může stačit samotné vystavování faktur, později přidáte adresář klientů, ceník, QR kódy, upomínky, propojení s bankou nebo přístup pro účetní.

Fakturace tak nemusí být večerní strašák ani zbytečná administrativa, která brzdí práci. Když je dobře nastavená, zabere jen pár minut. A vy se můžete vrátit k tomu, co vás skutečně živí.